Zuständig für die Vergütung ist das Zollamt, in dessen Bereich sich der Geschäftssitz (in Sonderfällen der Wohnsitz) des Verwenders befindet, in Ermangelung eines solchen im Steuergebiet, das Zollamt, in dessen Bereich sich der Betrieb befindet, sonst das Zollamt Eisenstadt Flughafen Wien (§ 5 Abs. 5 Z 1b MinStG 1995). Vergütungsanträge sind formlos einzubringen. Sie sind nur für volle Kalendermonate zulässig und bei sonstigem Verlust des Anspruchs bis zum Ablauf des auf die Verwendung des Luftfahrtbetriebsstoffs folgenden Kalenderjahres zu stellen (§ 5 Abs. 6 MinStG 1995). Der Verwender der Luftfahrtbetriebsstoffe (das Luftfahrtunternehmen) hat das Vorliegen der in § 4 Abs. 1 Z 1 MinStG 1995 genannten Voraussetzungen sowie die bereits erfolgte Entrichtung der Mineralölsteuer für die Luftfahrtbetriebsstoffe nachzuweisen oder zumindest glaubhaft zu machen. Die Entrichtung der Mineralölsteuer ist durch eine entsprechende Bestätigung des Steuerlagerinhabers nachzuweisen.